Déclaration de confidentialité

A.     Introduction

La protection des biens précieux est profondément ancrée dans les valeurs de notre entreprise.
C’est pourquoi nous tenons à vous assurer que chez nous, vos données à caractère personnel se trouvent entre de bonnes mains. L’entrée en vigueur des nouvelles règles  Européennes en matière de vie privée (RGPD ou GDPR) constitue pour nous une occasion de procéder à une évaluation approfondie de nos efforts à cet égard et de rectifier ceux-ci.  Dans cette déclaration, nous tenterons de vous expliquer de manière aussi transparente que possible comment nous collectons, stockons et utilisons vos données à caractère personnel. Nous vous expliquerons également quels sont les droits que vous pouvez exercer et où vous pouvez adresser vos questions en matière de vie privée.

B.     Qui est BOzARC?

BOzARC (“Nous”) produit et distribue des carports et des auvents de terrasse brevetés. La société est établie à 2630 Aartselaar, Boomsesteenweg 41 boîte 2. Nous sommes inscrits à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0844.026.494. Vous trouverez des informations complémentaires concernant nos activités sur notre site web http://www.BOzARC.be. Vous pouvez également nous contacter à l’adresse info@bozarc.be.

BOzARC est le responsable du traitement pour la finalité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité.

C.     Comment collectons-nous vos données à caractère personnel?

Nous collectons vos données à caractère personnel de différentes manières :

1. Lorsque vous complétez le formulaire de contact via notre site web www.bozarc.be ou www.bozarc.fr, nous collectons les données qui nous permettent de répondre à votre question.
2. Lorsque vous nous adressez une demande d’offre de prix en ligne, nous vous demandons de nous communiquer certaines données afin de pouvoir vous contacter et de nous faire une idée globale de la situation qui sous-tend votre demande d’offre.
3. Lorsque nous nous rencontrons dans nos showrooms, lors de journées portes ouvertes, d’un salon ou d’un autre événement où nous exposons nos réalisations et que vous nous demandez une offre de prix ou des informations, nous prenons note de vos coordonnées afin de vous contacter et de traiter votre demande.
4. Si vous passez commande chez nous, nous avons besoin de certaines données pour traiter cette commande au niveau comptable et administratif, ainsi pour planifier et gérer l’installation.

5. En ce qui concerne les tiers : nous recevons des données à caractère personnel de tiers tels que nos distributeurs et un nombre limité d’autres partenaires avec qui nous collaborons. Nous n’utilisons ces données que si vous avez autorisé cette tierce partie à partager ces données ou si nous avons un intérêt légitime à les utiliser dans le cadre de nos activités principales et de notre prestation de services.
6. Si vous êtes une personne de contact de nos fournisseurs ou d’autres partenaires avec qui nous collaborons et que vous nous contactez, via internet ou non.

D.     BOzARC traite les données à caractère personnel pour diverses raisons 

1.      BOzARC doit pouvoir exécuter un contrat

Lorsque vous nous adressez une demande de prix, que ce soit par le biais d’internet ou d’un formulaire papier, nous avons besoin de certaines données pour vous identifier et vous contacter, à savoir vos nom, adresse, numéro de téléphone et e-mail. Nous vous demandons également de nous fournir des informations de base concernant le produit pour lequel vous demandez une offre, par exemple, le type d’auvent que vous envisagez de faire installer et ses dimensions.

Toute offre donnant lieu à une commande ou à un achat de nos services doit faire l’objet d’un traitement administratif et comptable par BOzARC. Outre les données précitées qui servent à vous identifier et à vous contacter, nous avons parfois besoin de données complémentaires telles qu’un numéro d’entreprise. Nous prenons également connaissance du numéro de compte bancaire à partir duquel vous effectuez les paiements en notre faveur. Nous avons besoin de votre adresse pour pouvoir planifier et réaliser la livraison et l’installation mais également pour envoyer les factures.      

Vos données à caractère personnel sont également souvent collectées par l’un des distributeurs de notre réseau qui achète ensuite des marchandises chez nous. Le distributeur doit donc impérativement nous transmettre vos données afin de garantir la commande et la poursuite opérationnelle de celle-ci. 

Si vous faites partie des fournisseurs ou des partenaires professionnels avec qui nous collaborons, nous collectons des informations pour pouvoir communiquer avec vous mais également pour pouvoir conclure et exécuter des contrats.

2.      BOzARC traite certaines données pour répondre à un intérêt légitime

Le traitement de données à caractère personnel par BOzARC répond à plusieurs intérêts légitimes. BOzARC veille à limiter autant que possible l’impact sur votre vie privée et en tout cas, à ne pas rompre l’équilibre entre les intérêts légitimes de BOzARC et leur impact éventuel sur votre vie privée. Si vous aviez toutefois des objections quant à ces traitements, vous pouvez exercer votre droit d’opposition.  

Les situations suivantes sont visées.

Les données à caractère personnel peuvent faire office de preuve pour étayer une éventuelle  contestation concernant un contrat déterminé.

BOzARC peut faire du marketing direct pour vous tenir informé de certains produits ou services qui pourraient vous intéresser ou pour vous adresser des offres concernant ceux-ci. Ce, par exemple sur base de services ou de produits que vous avez déjà commandés chez nous ou pour lesquels vous avez déjà manifesté un intérêt par l’intermédiaire de notre site web ou en complétant une brochure ou un dépliant lors de l’un de nos événements ou de journées portes ouvertes. Nous tenons également à vous informer des événements que nous, ou d’autres firmes organisons, et auxquels il serait intéressant que vous participiez.

BOzARC communiquera principalement ces informations par mail, par courrier, par téléphone ou lors de certains événements. Vous aurez la possibilité de vous désinscrire très facilement de toute forme de marketing direct.  

BOzARC ne pratique pas la publicité fortement personnalisée sur base d’une combinaison de données à caractère personnel sophistiquées vous concernant. Si nous envisageons toutefois de le faire, nous vous demanderons d’office votre consentement explicite que vous pourrez en outre retirer à tout moment. Vous ne recevrez donc plus ce type de publicité personnalisée par la suite.   

BOzARC peut utiliser des données à caractère personnel pour réaliser des études, des modèles de marketing et autres, ainsi que des statistiques. Le lien avec les personnes individuelles sera rompu aussi vite que possible. BOzARC agrège vos données à un niveau tel qu’elles ne constituent plus des données à caractère personnel.

Il arrive à BOzARC de travailler avec des partenaires, par exemple parce que les produits ou les services de BOzARC sont très proches de ceux fournis par la tierce partie. Nous avons dès lors un motif légitime de recueillir les données de nos partenaires et de vous contacter afin de connaître votre éventuel intérêt pour les produits de BOzARC. Nous veillerons toujours à que vous receviez les notifications adéquates afin que vous sachiez que nous pouvons vous contacter. Nous insistons à nouveau sur le fait que vous pouvez à tout moment émettre une objection contre cette forme de traitement, retirer le consentement que vous avez donné à notre partenaire et en tous les cas vous pouvez vous opposer au marketing direct en vous désinscrivant de nos e-mails. BOzARC traitera cette demande sur le champ et respectera vos souhaits en matière de vie privée.

E.      Vos droits sont garantis

BOzARC veille à ce que vous gardiez le contrôle de vos données et que vous puissiez à tout moment exercer vos droits.

Vous pouvez demander à accéder aux données traitées qui vous concernent. Nous vous fournirons dans ce cas un aperçu aussi complet que possible de celles-ci. Vous pouvez demander que vos données soient rectifiées ou complétées. Vous pouvez également demander à ce que tout ou partie des données soient effacées de nos fichiers si vous estimez qu’elles ne sont pas tenues à jour ou traitées correctement. Si vous n’êtes pas d’accord avec les traitements en vertu de l’intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer sauf si nous avons des motifs impérieux de ne pas accéder à une telle requête, par exemple si nous sommes tenus de respecter une obligation légale ou de tenir des données à jour dans le cadre d’un litige. Dans certaines circonstances, vous pouvez également demander le transfert de vos données à vous-même ou à une tierce partie.       

Si vous voulez exercer vos droits ou si vous avez des questions ou des plaintes à formuler à ce propos, vous pouvez les adresser à :  

privacy@bozarc.be

Nous vous demanderons, dans ce cas, de nous communiquer certaines données comme par exemple votre carte d’identité afin de nous assurer que c’est bien vous qui tentez d’exercer vos droits et non une autre personne.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons votre demande, vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des données (http://www.privacycommission.be ou http://autoriteitpersoonsgegevens.fr) où vous pourrez, si besoin est, déposer une plainte.

F.      Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

BOzARC utilise vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour la finalité envisagée. Lorsque ce n’est plus le cas, nous les effaçons.

Nous devons toutefois tenir compte de certains délais de conservation et d’expiration légaux. Un litige concernant la réalisation ou l’exécution d’un contrat peut par exemple être introduit jusqu’à 10 ans après le terme du contrat ou de la prestation litigieux. Nous devons donc conserver les données qui     étayent notre défense pendant cette même période de 10 ans. 

Nous conservons les données à caractère personnel des nouveaux clients potentiels et des prospects durant 60 mois. Si aucune relation commerciale active n’a été établie endéans cette période, les données seront effacées. Nous estimons que cette période de 60 mois est justifiée parce que nous fabriquons des produits qui peuvent parfois nécessiter un long délai de réflexion avant que le client prenne sa décision finale. De plus, l’installation de nos produits peut également être tributaire d’autres facteurs. Si nous n’avons toutefois plus eu aucune nouvelle de votre part après 60 mois, nous partons du principe que nous n’aurons plus besoin de vos données et nous les effacerons de nos fichiers.   

G.     BOzARC sécurise vos données et ne les communique pas à des tiers sans raison 

BOzARC veille à ce que les personnes puissent uniquement consulter les données lorsque celles-ci s’avèrent pertinentes pour l’accomplissement de leurs tâches, comme par exemple communiquer avec vous concernant l’exécution et le traitement administratif et comptable de nos services et produits. 

BOzARC ne vend et ne loue pas vos données à des tiers pour leur usage personnel.

BOzARC fait appel à plusieurs sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour son compte :

• Aktiv consulting pour notre système central d’administration de la clientèle
• Simpro pour l’hébergement de notre site web
• YMPL pour l’appui de notre marketing électronique
• Microsoft pour tous nos autres mails et applications calendrier numériques
• ATS pour la prestation de services en matière de gestion de serveur et de stockage de données
• Acerta pour les services payroll
• Dotnet comme programme de commande en ligne

BOzARC conclut, avec ces fournisseurs, des accords contraignants et écrits afin que ceux-ci respectent la législation Européenne en matière de protection de données tout aussi scrupuleusement que BOzARC.

BOzARC prend des mesures techniques et organisationnelles internes afin d’empêcher que les données à caractère personnel se retrouvent entre les mains de ou soient traitées par des personnes non habilitées, ou qu’elles soient modifiées ou détruites accidentellement. Les locaux, les serveurs, le réseau, les transferts et les données font l’objet de mesures de sécurité très strictes. Nous contrôlons régulièrement si ce niveau de sécurité est optimal et nous interrogeons nos sous-traitants à cet égard.

Notre personnel et nos collaborateurs sont régulièrement formés sur la sécurisation du traitement des données à caractère personnel.

H.     Modifications de cette déclaration de confidentialité

BOzARC peut modifier cette déclaration de confidentialité. Vous trouverez toujours la version la plus récente sur https://www.BOzARC.be/privacy ou https://www.BOzARC.fr/privacy. BOzARC informera tout changement de contenu important par le biais de son site web ou par tout autre canal que nous utilisons habituellement pour communiquer avec vous.

Dernière mise à jour: 25 Mai 2018