Privacyverklaring

A. Inleiding

Het beschermen van waardevolle zaken zit diepgeworteld in de waarden van ons bedrijf. Daarom willen we je verzekeren dat ook jouw persoonlijke gegevens bij ons in goede handen zijn. De inwerkingtreding van de nieuwe Europese privacyregels (AVG of GDPR) hebben we gezien als een kans om onze inspanningen op dat vlak opnieuw grondig te evalueren en bij te sturen. In deze verklaring proberen wij je zo transparant mogelijk uit leggen hoe we jouw persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan en gebruiken. We leggen je ook uit welke rechten je kan uitoefenen en waar je terecht kan met vragen over je privacy.

B. Wie is BOzARC?

BOzARC (“Wij”, “we”, “ons”) is producent en verdeler van gepatenteerde carports en terrasoverkappingen. BOzARC is gevestigd te 2630 Aartselaar, Boomsesteenweg 41 bus 2. We zijn ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0844.026.494. Meer informatie over onze activiteiten vind je op http://www.bozarc.be. Je kan ons contacteren op info@bozarc.be.

BOzARC is de verwerkingsverantwoordelijke voor het doel van de persoonlijke gegevens verwerkt in het kader van deze privacyverklaring.

C. Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

We verzamelen uw persoonlijke gegevens op de volgende manieren:

1. Wanneer je via onze website www.bozarc.be of www.bozarc.nl het contactformulier invult verzamelen wij gegevens die ons toelaten uw vraag te beantwoorden.
2. Wanneer je online een offerte aanvraagt, vragen we gegevens om je te contacteren en ons een ruw idee te vormen van de situatie waarvoor je een offerte vraagt.
3. Wanneer we elkaar ontmoeten in onze showrooms, op opendeurdagen of op één van de beurzen of events waar we onze toepassingen tonen aan het publiek en je ons om een offerte of informatie verzoekt, noteren wij gegevens om je te contacteren en jouw vraag te behandelen.
4. Indien je bij ons bestelt hebben wij gegevens nodig om de bestelling boekhoudkundig en administratief te verwerken en om de plaatsing in te plannen en aan te sturen.
5. Van derden: wij ontvangen persoonsgegevens van derden zoals onze dealers en een beperkt aantal andere partners met wie we samenwerken. We gebruiken die gegevens alleen als je aan de derde toestemming gaf voor het delen van die gegevens of als wij een gewettigd belang hebben om de persoonsgegevens te gebruiken in het kader van onze kernactiviteiten en onze serviceverlening.
6. Indien u als contactpersoon van onze leveranciers of andere partners met wie we samenwerken, contact met ons opneemt, al dan niet online.

D. BOzARC heeft een aantal redenen om persoonsgegevens te verwerken

1.  BOzARC moet een contract kunnen uitvoeren

Indien u bij ons een offerte aanvraagt, online of via een fysiek formulier, hebben wij gegevens nodig om u te identificeren en te contacteren. Het gaat dan over uw naam, adres, telefoonnummer en e-mail. We vragen ook basisinformatie met betrekking tot het product waarvoor u een offerte vraagt, bijvoorbeeld welk type overkapping u overweegt en welke afmetingen deze zou moeten hebben.

Indien een offerte leidt tot een bestelling of afname van onze service of diensten, dan moet BOzARC dit verwerken in haar administratie en boekhouding. Naast de hierboven vermelde gegevens om u te identificeren en te contacteren, hebben we soms bijkomende gegevens nodig zoals een ondernemingsnummer en vernemen we het bankrekeningnummer van waaruit u betalingen aan ons verricht. Uw adresgegevens hebben we nodig om de levering en plaatsing te kunnen inplannen en uitvoeren en facturen te sturen.

Vaak worden jouw persoonsgegevens ook verzameld door iemand uit ons dealernetwerk, die vervolgens goederen bij ons aankoopt. Het is dan ook noodzakelijk dat de dealer jouw gegevens doorgeeft aan ons om de bestelling en de operationele verderzetting van de bestelling te garanderen.

Ben je één van onze leveranciers of professionele partners waarmee we samenwerken, dan verzamelen we informatie om met jou te kunnen communiceren en om contracten te kunnen sluiten en uitvoeren.

2. BOzARC heeft een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van sommige gegevens

BOzARC heeft nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij let BOzARC erop dat de impact op je privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen van BOzARC en de eventuele impact daarvan op je privacy niet wordt verstoord. Mocht je toch bezwaren hebben tegen die verwerkingen, dan kun je je recht van verzet uitoefenen.

Volgende situaties worden bedoeld.

Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen om een betwisting over een bepaald contract te kunnen ondersteunen.

BOzARC kan aan direct marketing doen, om jou op de hoogte te houden van, of aanbiedingen te doen over producten of diensten die interessant kunnen zijn. Bijvoorbeeld op basis van diensten of producten die je reeds eerder bij ons bestelde of waarvoor je eerder interesse vertoonde via onze website of via het invullen van een brochure of folder op één van onze events of opendeurdagen. BOzARC wil je graag ook informeren over die events die zij of anderen organiseren en waarbij je baat zou hebben om die mee te maken

BOzARC zal deze informatie hoofdzakelijk verschaffen via e-mail, per post, telefoon of op evenementen. Je zal de mogelijkheid krijgen om heel eenvoudig uit te schrijven op elke vorm van direct marketing.

BOzARC doet niet aan sterk gepersonaliseerde reclame op basis van gesofisticeerde en gecombineerde persoonsgegevens over jou. Indien we dat toch ooit zouden overwegen, zullen we dit niet kunnen doen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, die je daarenboven ten allen tijde kan intrekken waarna die gepersonaliseerde reclame jou niet meer zal bereiken.

BOzARC kan persoonsgegevens gebruiken om studies, marketing- en andere modellen en statistieken te maken, waarbij zo snel mogelijk de link met individuele personen wordt doorbroken. BOzARC aggregeert je gegevens tot een niveau dat ze niet langer persoonsgegevens zijn.

Soms werkt BOzARC samen met partners, bijvoorbeeld omdat de diensten of producten van BOzARC nauw aansluiten bij de diensten of producten die geleverd worden door de derde. We hebben er dan een wettig belang bij om gegevens van onze partners te ontvangen en jou te contacteren of er mogelijks interesse bestaat voor producten van BOzARC. We zullen daarbij er steeds op letten dat je de juiste kennisgevingen ontving zodat je weet dat we jou kunnen contacteren. Nogmaals drukken we erop dat je ten allen tijde bezwaar kan uiten tegen deze vorm van verwerking, je je toestemming kan intrekken die je gaf aan onze partner en je alleszins verzet tegen direct marketing kan uitoefenen door uit te schrijven op onze e-mails. BOzARC zal dat verzoek zonder dralen afhandelen en jouw privacywensen respecteren.

E. Jouw rechten zijn gewaarborgd

BOzARC zorgt ervoor dat je de controle behoudt over je gegevens en dat je altijd je rechten kan uitoefenen.

Zo kan je ons inzage vragen in de gegevens die wij van jou verwerken. We geven dan een zo volledig mogelijk overzicht. Je kan vragen dat je gegevens verbeterd of vervolledigd worden. Je kan ook vragen dat alle of bepaalde gegevens verwijderd worden uit onze bestanden, indien je van oordeel zou zijn dat ze niet correct zijn bijgehouden of verwerkt. Ben je niet akkoord met de verwerkingen onder het gerechtvaardigd belang, dan kan je je daartegen verzetten tenzij wij dwingende redenen zien om zo’n verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als wij een wettelijke verplichting moeten naleven of gegevens moeten bijhouden in het kader van een geschil. Je kan in bepaalde omstandigheden ook vragen dat we jouw gegevens overdragen aan jezelf of een derde partij.

Indien je jouw rechten wil uitoefen of daarover een vraag of klacht hebt, dan kan je dit richten aan:

Privacy@bozarc.be

We zullen dan wel een aantal gegevens van jou opvragen, bijvoorbeeld je identiteitskaart, zodat we zeker zijn dat niemand anders jouw rechten probeert uit te oefenen.

Mocht je het niet eens zijn met hoe we jouw verzoek behandelen, dan je je richten tot de gegevensbeschermingsautoriteit (http://www.privacycommission.be of http://autoriteitpersoonsgegevens.nl). Daar kan je desnoods ook een klacht indienen.

F.  Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

BOzARC gebruikt je persoonsgegevens zolang zij daar een doel bij heeft. Als dat niet meer het geval is, verwijderen we de gegevens.

We moeten wel rekening houden met een aantal wettelijke bewaartermijnen en verjaringstermijnen. Zo kan een geschil over de totstandkoming of de uitvoering van een contract worden ingesteld tot 10 jaar na afloop van contract of van de prestatie die ter discussie staat. We moeten dan ook gegevens die onze verdediging ondersteunen gedurende diezelfde periode van 10 jaar bijhouden.

Persoonsgegevens van mogelijke nieuwe klanten en prospecten houden we gedurende 60 maanden bij. Indien in die periode geen actieve klantenrelatie tot stand komt, worden de gegevens verwijderd. We vinden deze periode van 60 maanden verantwoord, omdat wij producten maken waarover onze klanten hun eindelijke beslissing soms lang in beraad houden of waarbij de plaatsing van onze producten afhankelijk is van andere factoren. Indien we na 60 maanden echter niets meer van je horen, gaan we ervan uit dat we je gegevens niet langer nodig hebben en zullen we ze verwijderen uit onze bestanden.

G. BOzARC beveiligt je gegevens en geeft ze niet zomaar door aan derden

BOzARC zorgt ervoor dat enkel personen gegevens kunnen zien als die relevant zijn om hun taken te vervullen, zoals bijvoorbeeld met jou communiceren over de uitvoering en administratieve en boekhoudkundige afhandeling van onze diensten en producten.

BOzARC verkoopt of verhuurt jouw gegevens niet aan anderen voor hun eigen gebruik.

BOzARC doet beroep op een aantal onderaannemers die persoonsgegevens voor haar verwerken:

• Aktiv consulting voor ons centraal klantenadministratiesysteem
• Simpro voor het hosten van onze website
• YMPL voor ondersteuning van onze e-mailmarketing
• Microsoft voor al onze overige mail –en digitale kalendertoepassingen
• ATS voor het verlenen van diensten van serverbeheer en dataopslag
• Acerta voor payroll diensten
• Dotnet als online bestelprogramma

BOzARC maakt bindende, schriftelijke afspraken met die leveranciers opdat zij evenzeer de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming stipt naleven.

BOzARC neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens worden strikt beveiligd. Regelmatig controleren we of dit beveiligingsniveau optimaal is en ondervragen we onze verwerkers hierover.

Ons personeel en onze medewerkers krijgen regelmatig training over hoe ze op een veilige manier met persoonsgegevens omgaan.

H. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

BOzARC kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op https://www.bozarc.be/privacy of https://www.bozarc.nl/privacy. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert BOzARC via zijn website of andere kanalen waarmee we met jou communiceren.

Laatste update: 25 mei 2018